Ziel des Teilprojektes ist die Entwicklung einer organisatorischen und technischen Lösung für die gemeinsame Abwicklung des Postein- und -ausgangs der beteiligten Kommunen in digitaler Form. Grundlage des Projektes ist die Mitwirkung des Kreises Soest an der KGSt-Multiklientenstudie sowie am Kooperationsprojekt „Digitales Schriftgutmanagement“. Schwerpunkt ist, die Prozessoptimierungspotenziale des digitalen Schriftverkehrs auf der Prozessebene zu identifizieren. Weiterhin sind die fachlichen Kernanforderungen für die organisatorische und technologische Umsetzung zu spezifizieren und ein für die beteiligten Kommunen und Kreise übertragbares Realisierungskonzept zu entwickeln.

Im Rahmen der bisherigen Projektgruppenarbeit wurden für den Massenprozess „Verkehrsordnungswidrigkeiten“ und den „Kreditorischen Workflow“ als Referenzprozess für weitere Handlungsbereiche Lösungsmodelle erarbeitet. Die Beteiligten standardisieren dabei ihre internen Arbeitsprozesse und fassen gleichzeitig einige automatisierbare Teilprozesse in einem gemeinsamen Shared Service zusammen. Dabei werden die Arbeiten zur Digitalisierung der papierbasierten Posteingänge nach gleichen Regeln gemeinsam an einen externen Dienstleister vergeben. Dazu gehört insbesondere ein gemeinsames Metadatenkonzept, in dem nur einmal festlegt wird, welche Daten aus den eingehenden Poststücken manuell oder automatisiert ausgelesen und gespeichert werden. Alle digitalisierten Dokumente werden dem gemeinsamen IT-Dienstleister übermittelt, der die erforderlichen Arbeiten zur Verteilung der digitalisierten Dokumente an die vier teilnehmenden Verwaltungen und die Einspeisung in die betroffenen Fachverfahren und / oder in die elektronischen Akten in einem Shared Service Center übernimmt. Für den Postversand wird eine ähnliche Vorgehensweise angestrebt.

Die Umsetzung erfolgt in Kooperation mit der KDVZ Citkomm, die eine Softwarelösung für die digitale Postbearbeitung entwickelt hat. Partner ist außerdem die Post, die sich als technischer Dienstleister an dem Vorhaben beteiligt. Der Start des Echtbetriebes konnte im Februar 2010 aufgenommen werden. In einer dreimonatigen Pilotphase wird nunmehr erprobt, ob das Modellprojekt in der Praxis die Erwartungen erfüllt.