Am 05. September 2024 fand der Nordrhein-Westfälische E-Vergabe-Tag 2024 statt – eine seit vielen Jahr bedeutende Plattform für das öffentliche Beschaffungswesen in NRW. Expertinnen und Experten aus Verwaltung, Wirtschaft und Technologie kamen zusammen, um aktuelle Trends, Herausforderungen und Zukunftsperspektiven zu diskutieren. Besonders im Fokus: Effizienzsteigerungen durch digitale Vergabeprozesse, neue Nachhaltigkeitsaspekte sowie die Weiterentwicklung der elektronischen Beschaffung.
Markus Both, Allgemeiner Vertreter der Geschäftsführung von d-NRW, begrüßte die mehr als 300 Teilnehmenden zu dieser traditionellen Veranstaltung. „Der E-Vergabetag ist ein wichtiges Forum für den Erfahrungsaustausch,“ so Markus Both.

Direktaufträge: Effizienz oder Risiko?
Den Auftakt machte der Vortrag von Ralf Sand und Tim Weiße vom Ministerium der Finanzen des Landes Nordrhein-Westfalen. Sie widmeten sich der Frage, ob Direktaufträge ein Effizienzbooster oder ein Risiko für die Wirtschaftlichkeit darstellen. Dabei beleuchteten sie sowohl Chancen als auch Herausforderungen dieses Vergabeverfahrens. Besonders spannend war die Vorstellung einer neuen technischen Lösung zur zentralen Erfassung von Direktaufträgen, die den landesweiten Einkauf stärken soll. Diese Innovation soll nicht nur die Vergabeprozesse optimieren, sondern auch die Transparenz und Kontrolle über Ausgaben verbessern.

Nachhaltigkeit und Digitalisierung: Das Vergabetransformationspaket
Ein weiterer Höhepunkt war der Beitrag von Annette Schmidt aus dem Ministerium für Wirtschaft, Industrie, Klimaschutz und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen. Sie präsentierte das „Vergabetransformationspaket“, welches sich auf zwei zentrale Themen konzentriert: Nachhaltigkeit und Digitalisierung. Schmidt betonte, dass die Beschaffung nicht nur wirtschaftlichen, sondern auch ökologischen und sozialen Kriterien gerecht werden müsse. Besonders interessant war der Ausblick auf das neue Modul zur elektronischen Bestellung namens „XBestellung“, das zur Standardfamilie des öffentlichen Einkaufs XStandards Einkauf (XSE) gehört.

„Strategische Beschaffung“: Kostenfreie Testphase für Kommunen
Mit Spannung wurde auch die Präsentation des neuen Moduls „Strategische Beschaffung“ von Manuel Kilian, Geschäftsführer von GovMind, erwartet. Kilian stellte die Funktionalitäten dieses Moduls vor und sprach über die kostenfreie Testphase für Kommunen in NRW an. Die Rechercheplattform ermöglicht e ermöglicht die Plattform eine umfassende Markterkundung innovativer Produkte mit Zugriff auf mehr als 5.000 technologische und überwiegend digitale Lieferleistungen europäischer Anbieter – ein essenzielles Werkzeug für die Zukunft des kommunalen Einkaufs.

Best Practice: Beschaffung in Extremsituationen
Einen sehr praxisnahen Einblick boten Filippo Aiello und Stefan Pastor von der Stadt Stolberg. Sie berichteten über die Herausforderungen bei Vergabeverfahren nach der Starkregen- und Hochwasserkatastrophe im Juli 2021. In Extremsituationen müssen Vergabestellen oft unkonventionelle Wege gehen, um schnell und effizient zu handeln. Da das stark beschädigte Rathaus aufgegeben werden musste, mussten die Mitarbeitenden dezentral und mobil arbeiten. Das Vergabemanagementsystem von vergabe.NRW ermöglichte vollelektronische Prozesse und eine effektive Arbeitsweise. Die Erfahrungen aus Stolberg zeigten, wie wichtig Flexibilität, rasches Handeln und digitale Prozesse in Krisenzeiten sind – und welche Lehren für zukünftige Katastrophen gezogen werden können.

Ein Blick hinter die Kulissen: Entwicklung und Ausblick
Carsten Eschenröder, Entwicklungsleiter bei cosinex, gab einen umfassenden Überblick über die jüngsten funktionalen Neuerungen der Kernmodule wie den Vergabemarktplatz (VMP), das Vergabemanagementsystem (VMS) und die
E-Rechnung. Dabei bot er spannende Einblicke in die Entwicklungsagenda für 2025. Die Teilnehmer konnten sich so ein Bild davon machen, welche Neuerungen in den kommenden Monaten auf sie zukommen.

Aktuelle Rechtsprechung: Was kann, was darf, was muss?
Der abschließende Vortrag von Norbert Dippel, Justiziar bei cosinex, drehte sich um die Praxis der Nachforderung fehlender Unterlagen und Erklärungen in Vergabeverfahren. Anhand aktueller Rechtsprechung erläuterte Dippel, welche Spielräume es für Auftraggeber und Bieter gibt und wie diese korrekt genutzt werden können.

Der E-Vergabetag 2024 zeigte einmal mehr, wie wichtig die Digitalisierung des Beschaffungswesens für Nordrhein-Westfalen ist. Durch den Einsatz neuer technischer Lösungen, die Integration von Nachhaltigkeitsaspekten und die kontinuierliche Weiterentwicklung bestehender Module wird der öffentliche Einkauf nicht nur effizienter, sondern auch zukunftssicherer. Die d-NRW AöR und die cosinex GmbH werden diese Entwicklungen weiterhin aktiv begleiten und als Partner für die öffentliche Verwaltung in NRW innovative Lösungen bieten.

Wir freuen uns schon auf den nächsten E-Vergabetag im Jahr 2025 und sind gespannt auf die Fortschritte, die bis dahin erreicht werden.