FAQ-Bereich

Im Marktplatz für EfA-Leistungen finden Sie alle EfA-Leistungen. Jedoch können Sie nicht alle dieser Dienste in NRW nachnutzen.

Die Dienste, die über den Kommunalvertreter.NRW bereitgestellt werden können, finden Sie auf unserer Webseite. Dort sind alle verfügbaren sowie geplanten Dienste aufgelistet. Sobald neue Dienste verfügbar sind, informieren wir Sie außerdem über unseren E-Mail-Verteiler.

Aktuell werden EfA-Dienste durch die Länder und die Kommunen umgesetzt. Auch wenn hier die Privatwirtschaft in die Umsetzung eingebunden ist, so liegen die Rechte an den Ergebnissen immer in öffentlicher Hand und werden so von den Ländern und Kommunen über die Nachnutzungsmodelle bereitgestellt.

Die Möglichkeit den Online-Dienst über einen Testzugang vor Beginn zu testen, ist vom jeweiligen Dienstanbieter abhängig. Der Prozess ist je Dienst unterschiedlich. Fragen Sie im Zweifel gerne nach, ob die Möglichkeit besteht.

Die Anbindungsprozesse unterscheiden sich je nach Dienst. Sobald alle technischen Voraussetzungen erfüllt sind und uns der gezeichnete Einzelabruf des jeweiligen Dienstes vorliegt, kann die Anbindung innerhalb von vier Wochen abgeschlossen werden. 

Der Link zum Dienst ist für jeden Dienst unterschiedlich. Manche Dienste werden über eigene Portale bereitgestellt, andere können in Ihre Webseite eingebunden werden. Genaueres finden Sie in den Unterlagen zum jeweiligen Dienst. 

Die folgenden Dienste sind über den Kommunalvertreter nicht verfügbar: 

• e-Waffe
  Der Onlinedienst eWaffe wird nicht über den Kommunalvertreter.NRW angeboten, da die Zuständigkeit für den Dienst nicht auf kommunaler Ebene liegt.
• Fahrtenschreiber
  Der Onlinedienst Fahrtenschreiber wird derzeit nicht über den Kommunalvertreter in NRW angeboten. Gegenwärtig werden die Voraussetzungen für eine Pilotierung geprüft. Der erfolgreiche Abschluss der Pilotierung stellt eine Grundvoraussetzung für die Nachnutzung dar. Falls Sie als Fahrerlaubnisbehörde Interesse an der Pilotierung des Dienstes haben, melden Sie sich gerne bei kommunalvertreter@digitales.nrw.de.
• Fundsachen
  Der Onlinedienst Fundsachen wird von Sachsen aktuell nicht über die etablierten Nachnutzungsmodelle angeboten, daher können wir als Kommunalvertreter den Dienst leider nicht für Sie zur Nachnutzung anbieten.
• i-Kfz EfA Dienst
  Der EfA-Dienst i-Kfz wird derzeit nicht über den Kommunalvertreter.NRW zur Nachnutzung angeboten. Von Seiten der kommunalen IT-Dienstleister wurde signalisiert, dass über 95% der NRW Kommunen durch die Fachverfahrenshersteller mit einem Onlinedienst, welcher mit dem jeweiligen Fachverfahren verbunden ist, angebunden sind. Deshalb besteht landesseitig kein Interesse an einem landesweiten Rollout.
• Verpflichtungserklärung
  Zur Erreichung des Zielbildes einer durchgängigen Ende-zu-Ende Digitalisierung hat sich das Land Nordrhein-Westfalen entschieden, zur Bereitstellung des Onlinezugangs für die Verpflichtungserklärung den Ausländerbehörden die Bereitstellung des Online-Antrags des jeweils eingesetzten Fachverfahrens zu empfehlen. Insofern wird das Land Nordrhein-Westfalen den EfA-Online-Dienst aus Hessen nicht nachnutzen. Bei Rückfragen hierzu wenden Sie Sich bitte an die Projektgruppe „Digitalisierung der Migrationsverwaltung“ (digitale-behoerde@mhkbd.nrw.de).
• Widerspruchsstrecke
  Die Vorteile der digitalen Widerspruchsstrecke für den Bürger und die Behörden sind derzeit nicht erkennbar. Bei Fragen hierzu können die NRW-Kommunen sich bei kommunalvertreter@digitales.nrw.de melden.

Grundsätzlich können nur Leistungen nachgenutzt werden, die auch über den Kommunalvertreter angeboten werden. Wenn Sie Interesse an Leistungen haben, die momentan nicht im Portfolio des Kommunalvertreters sind, können Sie sich gerne bei uns melden. 

Grundsätzlich ja, da über die Trägerschaft die Möglichkeit der Inhouse-Vergabe geschaffen wird. Liegt diese Voraussetzung nicht vor, so muss die Kommune die vergaberechtlichen Voraussetzungen prüfen.

Die Rahmenvereinbarung gilt für alle Kommunen in NRW, sowohl Träger als auch Nicht-Träger. Sie stellt die Voraussetzung für die Nachnutzung von OZG-Verwaltungsleistungen dar. Mit dem Einzelabruf steht anschließend der konkrete Dienst zur Nachnutzung bereit.

Auf Anfrage können wir Ihnen gerne eine Vorlage für den Ratsbeschluss zur Verfügung stellen. Bei Interesse melden Sie sich bitte bei presse@digitales.nrw.de.  

Die Rahmenvereinbarung ist die Voraussetzung für eine vergaberechtliche Nachnutzung im Sinne der Inhouse-Vergabe. Sie fixiert außerdem alle dienstübergreifenden Regelungen für einen grundsätzlichen Leistungsaustausch zwischen dem Kommunalvertreter.NRW und einer NRW-Kommune. Weitere Informationen finden Sie hier.

Mit dem Einzelabruf beauftragen Sie den Kommunalvertreter.NRW mit der Bereitstellung eines bestimmten EfA-Dienstes auf Grundlage der bereits geschlossenen Rahmenvereinbarung.

Für die Nachnutzung von EfA-Diensten ist es notwendig, dass eine Kommune die Rahmenvereinbarung zur Nachnutzung von OZG-Verwaltungsleistungen einmalig zeichnet. 

Das ist in der Regel bereits geschehen. Sollten Sie keine Informationen haben, ob die Rahmenvereinbarung bereits gezeichnet wurde, können Sie sich gerne an kommunalvertreter@digitales.nrw.de wenden. 

Anschließend kann der Einzelabruf eines konkreten Dienstes gezeichnet werden. Die Einzelabrufe für die zur Nachnutzung bereitstehenden Dienste finden Sie jeweils auf der Seite des Dienstes.

Der Einzelabruf kann durch die zuständige Abteilungsleitung unterzeichnet werden.

Der bevorzugte Weg ist die Übersendung der Verträge über das Besondere Elektronische Behördenpostfach (BeBPo). Der Empfängername für das BebBPo ist "d-NRW AöR". Dadurch wird der Prozess der Vertragszeichnung beschleunigt und Sie erhalten zeitnah das Vertragsdokument per BeBPo für Ihre Unterlagen digital zurück. Eine Zusendung der gezeichneten Verträge per E-Mail ist nicht ausreichend.

Alternativ ist der Weg per Post mit gezeichneten Unterlagen in zweifacher Ausführung möglich:

d-NRW AöR

Kommunalvertreter.NRW

Freie-Vogel-Str. 387

44269 Dortmund

Die Verträge werden geprüft, gegengezeichnet und auf dem gleichen Weg zurückgeschickt.

Die Vorlage für die einmalige Rahmenvereinbarung finden Sie hier.

Die Einzelabrufe sind immer auf der Seite des jeweiligen Dienstes zu finden.

Sowohl Träger wie auch Nicht-Träger der d-NRW müssen die Rahmenvereinbarung schließen, um EfA-Dienste nachnutzen zu können.

Es ist kein Ratsbeschluss für den Abschluss der Rahmenvereinbarung erforderlich. Die Unterzeichnung im Unterschriftenfeld „Auftraggeber“ erfolgt durch den Bürgermeister/die Bürgermeisterin oder die Abteilungsleitung. 

Den Einzelabruf zeichnet immer die Stelle, die den Dienst nutzt und die Antragsdaten verarbeitet.

Wenn nur der Kreis einen Online-Dienst nutzt und die Antragsdaten aller kreisangehörigen Kommunen verarbeitet, muss nur der Kreis den Einzelabruf unterzeichnen. Wenn der Kreis Aufgaben an die kreisangehörigen Kommunen delegiert, müssen die Kommunen den Einzelabruf schließen, da sie den Dienst nutzen und die Antragsdaten verarbeiten.

Wenn die Kommune bereits die Rahmenvereinbarung als Grundlage für den Bezug von EfA-Online-Diensten gezeichnet hat, kann der Stadtbetrieb als AöR auf dieser Basis einen Einzelabruf zeichnen. Dies setzt allerdings voraus, dass die AöR 100%-ige Tochter der Kommune ist. Außerdem muss im Innenverhältnis mit der Kommune die Aufgabenübertragung geklärt sein.

Nein, das ist nicht möglich. Die Kommunen beauftragen mit dem Einzelabruf die d-NRW für die Nachnutzung eines Online-Dienstes. Die einmalige Rahmenvereinbarung sowie der Einzelabruf muss daher zwischen Kommune und d-NRW geschlossen werden.

Zur Nachnutzung eines EfA-Online-Dienstes muss die Kommune eine Rahmenvereinbarung einmalig für alle Dienste mit der d-NRW abschließen und einen Einzelabruf für den konkreten Dienst senden. Welche Dienste konkret zur Nachnutzung bereitstehen, sehen Sie hier. Die Einzelabrufe für die verfügbaren Dienste sind ebenfalls dort verfügbar.

Das ist je nach Dienst unterschiedlich. Genaue Informationen finden Sie immer auf der dienstspezifischen Informationsseite. 

• Zustellung der Antragsdaten: 

  Grundsätzlich wird immer eine Möglichkeit benötigt, die Antragsdaten zuzustellen. Im Normalfall geschieht das über eine Fachverfahrensschnittstelle. Je nach Transportweg (OSCI, XTA, oder FIT-Connect) fallen verschiedene Konfigurationsschritte an. Grundsätzlich wird immer ein V-PKI-Zertifikat benötigt. Für die Einrichtung des Fachverfahrens ist die Kommune verantwortlich.

  Manche Dienste bieten zusätzlich auch die Möglichkeit einer nicht-medienbruchfreien PDF-Anbindung an. 

• Zuständigkeiten: 

  Die Zuständigkeit für den Dienst muss in den Infodiensten NRW und damit im Portalverbund von Bund und Ländern (PVOG) abgelegt werden. Damit ist hinterlegt, für welche Leistung (Leistungsschlüssel) welche zuständige Stelle, welchen Dienst (URL) nutzt. So kann der von der Kommune gewünschte Dienst in jedem Portal gefunden und der Bürger auf den zentralen EfA-Dienst geleitet werden.

  Mehr Informationen zum Portalverbund finden Sie auf den Seiten der Landesredaktion.

• Optionale Parameter:

  Einige Dienste erlauben weitere Konfigurationen. Dies können z.B. Informationen zu einem verwendeten Zahlungsverfahren oder Dienstkonfigurationen wie ein kommunales Wappen sein. Sofern diese Einstellungen möglich sind, wird dies als Information zum jeweiligen Dienst angegeben.

EfA-Dienste sind verpflichtet, mit allen wesentlichen Fachverfahrensherstellern einen XÖV-Standard zu definieren (z.B. XFall, XAusländer, XSozial, etc.). Je nach Zustellungsart sendet der EfA-Dienst den Antrag dann in diesem Format an den Intermediär des Landes, in NRW die Dataclearing.NRW, oder an einen FIT-Connect-Zustellpunkt. Dort können die Daten von den Fachverfahren abgeholt und eingelesen werden. 

Welche Fachverfahrenshersteller zu den jeweiligen Diensten eine Schnittstelle anbieten ist in der Dienstbeschreibung einsehbar. Ggf. muss das Fachverfahren dazu auf den aktuellsten Stand gebracht werden. Je nach Fachverfahren und EfA-Dienst sind verschiedene Transportwege möglich: OSCI, XTA oder FitConnect. 

Im Rahmen der EfA-Umsetzungsprojekte muss das umsetzende Land eine Vereinbarung über die Schnittstelle mit den „meist genutzten“ Fachverfahren treffen und so anschlussfähig sein. Die Schnittstelle muss jedoch durch jede Kommune separat bei den Fachverfahrensherstellern beauftragt werden. Sollten durch die Bereitstellung, Wartung oder Pflege des Schnittstelle Kosten entstehen, müssen diese durch die jeweilige Kommune getragen werden. 

Um den verschlüsselten Empfang von Daten zu ermöglichen, wird ein V-PKI-Gruppenzertifikat benötigt. Außerdem muss ein Eintrag im Deutschen Verwaltungsdiensteverzeichnis (DVDV) erstellt werden. Dort wird der öffentliche Zertifikatsteil hinterlegt. Über diese Information erfolgt die Zustellung des Antrags bei der Dataclearing NRW. Dort kann das Fachverfahren der Kommune den Antrag abholen und weiterverarbeiten. Der private Zertifikatsteil wird im Fachverfahren hinterlegt, um dort die Daten wieder zu entschlüsseln. 

Auch für die Anbindung über FIT-Connect wird ein Zertifikat benötigt. Im FIT-Connect Self-Service-Portal müssen Zustellpunkte eingerichtet und der öffentliche Zertifikatsteil konvertiert und hinterlegt werden. Diese Adressierungsinformationen werden dann genutzt, um die verschlüsselten Daten an das Fachverfahren zuzustellen. Dort werden die Daten mit dem hinterlegten privaten Zertifikatsteil wieder entschlüsselt. 

Ja, sobald verschlüsselte Antragsdaten über OSCI/XTA oder FIT-Connect zugestellt werden, wird für die Anbindung ein Zertifikat pro benötigt. Dieses wird für die Verschlüsselung der Daten sowie den Eintrag ins Deutsche Verwaltungsdiensteverzeichnis (DVDV) oder den FIT-Connect-Zustellpunkt genutzt. 

Grundsätzlich werden alle EfA-Dienste zentral betrieben. Sie können den Dienst dann auf Ihrer Internetseite oder in Ihrem Serviceportal verlinken. Einige Dienste lassen sich auch als WebComponent in die eigene Seite integrieren. In diesem Fall werden vom Dienstanbieter entsprechende Anleitungen bereitgestellt.

Ja, in der Regel ändert sich die Oberfläche beim Aufruf des Links. Ein Abbruchrisiko kann durch entsprechende Hinweise auf Ihren Webseiten reduziert werden. Einige Dienste bieten auch die Möglichkeit, ein eigenes Logo der Kommune zu hinterlegen.

Wenn mit der Satzung der Vollzug der Aufgaben vom Kreis vollständig an die kreisangehörigen Kommunen übertragen wurde und der Dienst direkt in den einzelnen Kommunen eingesetzt wird, muss jede kreisangehörige Kommune den Einzelabruf uns gegenüber tätigen. 

Das entspricht auch der Rahmenvereinbarung, die wir mit den Kommunen abgeschlossen haben, in der dem Leistungsbezieher an der OZG-Verwaltungsleistung ein einfaches, nicht unterlizenzierbares und nicht übertragbares, auf den jeweiligen Nachnutzungszeitraum beschränktes Nutzungsrecht eingeräumt wird. 

Darüber hinaus wird so auch eine Gleichförmigkeit hinsichtlich der Anbindung hergestellt, bei der grundsätzlich jede Kommune, die den Dienst nutzt, technisch angebunden wird. 

Das Zertifikat wird für die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung von Antragsdaten in Online-Diensten benötigt. Um einen Eintrag ins Deutsche Diensteverzeichnis (DVDV) vornehmen zu können, wird der öffentliche Schlüssel des Gruppen-Zertifikats benötigt. Auch für FIT-Connect-Zustellpunkte wird der öffentliche Schlüssel des Zertifikats benötigt. 

Es muss ein V-PKI Gruppenzertifikat pro Fachverfahren und Fachamt beantragt werden. Das bedeutet, dass für eine Anbindung an mehrere Online-Dienste auch mehrere Zertifikate genutzt werden müssen. 

Eine Ausnahme sind die Dienste der Sozialplattform: Hier kann es vorkommen, dass mehrere Dienste mit einem Zertifikat angebunden werden können.

Zertifikate können bei der Telesec beantragt werden. Eine Anleitung zur Beschaffung von Zertifikaten stellen wir Ihnen auf Anfrage zur Verfügung.

Wenn Sie Mitglied der SIT sind, können Sie das Gruppen-Zertifikat auch bei der SIT beantragen. 

Der private Schlüssel verbleibt bei Ihnen und darf nicht an Dritte weitergegeben werden.

Mit dem Versand des privaten Schlüssels über öffentliche Netze kann der Schlüssel kompromittiert worden sein. Das Zertifikat muss gesperrt werden, sobald der Verdacht besteht, dass der Schlüssel an Dritte weitergegeben oder offengelegt wurde.

Ja, Zertifikate haben nur eine bestimmte Gültigkeitsdauer. Unser Tipp: Setzen Sie sich bei der Beschaffung eines Zertifikates eine Erinnerung für die Erneuerung. Sobald ein hinterlegtes Zertifikat abgelaufen ist, können Antragsdaten nicht mehr empfangen und entschlüsselt werden.

Das Zertifikat ist unverzüglich zu sperren und nicht mehr zu nutzen, wenn

• der private Schlüssel verloren ist oder der Verdacht auf Kompromittierung besteht.
• die Kontrolle über den privaten Schlüssel nicht mehr sichergestellt ist, z.B. durch Kompromittierung von Passwort oder PIN.
• das Zertifikat zu sperren, wenn wesentliche Angaben im Zertifikat nicht mehr stimmen.
• das Zertifikat nicht mehr zu nutzen, wenn bekannt wird, dass das Zertifikat der Zertifizierungsstelle kompromittiert wurde.

Die Betriebs- und Anbindungskosten vieler EfA-Dienste werden von Ministerien zentral für alle Behörden NRWs finanziert. 

Details zum Kostenmodell eines Dienstes finden Sie immer im jeweiligen Einzelabruf in § 5 sowie in der Anlage „Preisblatt“.

Die Schnittstellenkosten, wie beispielsweise die Kosten für die Beantragung der Zertifikate, aber ggf. auch Kosten für die Updates auf neue Versionen der Fachverfahren, sind durch die Kommunen zu tragen.

Über die Bundes- und Landesmittel wurden bis Ende 2022 die Entwicklung, der Rollout und der Betrieb der Dienste finanziert. 

Ab 2023 fallen Kosten für Wartung, Pflege und Weiterentwicklung an. Diese Kosten werden, für jeden Dienst unterschiedlich, auf die nachnutzenden Behörden verteilt.

Grundsätzlich unterstützen wir – als Kommunalvertreter.NRW – die Kommunen im Rahmen der vergaberechts- und datenschutzkonformen Nachnutzung des fertigen Dienstes. 

Der weitere Support wird für jeden Dienst im jeweiligen Einzelabruf in § 3 geregelt. 

Für den technischen Support ist immer der Dienstbetreiber zuständig. 

Der Support für Antragstellende wird im Rahmen des EfA-Umsetzungsprojekt durch das umsetzende Land definiert. Grundsätzlich ist der First-Level-Support in der nachnutzenden Kommune angesiedelt. 

Im Rahmen der EfA-Umsetzungsprojekte muss das umsetzende Land einen entsprechenden Steuerungskreis aufsetzen. 

Details zu der Weiterentwicklung der Dienste finden Sie im jeweiligen Einzelabruf in § 4. 

Die ePayment-Schnittstellen wurden im Rahmen des EfA-Projektes durch das umsetzende Land festgelegt. Daher können die Schnittstellen je Dienst unterschiedlich sein. Informationen zu den genutzten ePayment-Schnittstellen finden Sie auf der jeweiligen Seite des Dienstes.

Ob die ePayment-Komponente genutzt werden muss, ist vom jeweiligen Dienst abhängig. 

Es gibt jedoch immer die Möglichkeit, den Dienst so zu konfigurieren, dass die Gebühr 0 € beträgt. Damit wird die Weiterleitung zum Bezahldienst übersprungen und der Antrag direkt versendet. Die Behörde kann somit entscheiden, wie der Bezahlvorgang durchgeführt werden soll.